Assistant - Administration & Contract Management (w/m/d)
Unser gemeinsames Ziel
Die Logad-Gruppe entwickelt, betreibt und betreut ein vielfältiges internationales Immobilienportfolio. Dazu zählt unter anderem der renommierte Vitra Campus in Weil am Rhein. In all unseren Projekten verbinden wir architektonische Qualität mit hoher Ausführungsqualität und arbeiten regelmässig mit international bekannten Architekturbüros zusammen.
In diesem Umfeld trifft Finance & Governance auf spannende Projekte und ein hohes Mass an Vertrauen. Die Rolle unterstützt die Finanzleitung in zentralen Themen rund um Finanzen, Administration und regulatorische Prozesse – mit Überblick, Diskretion und einem klaren Anspruch, Dinge gut und sauber voranzubringen.
Ihr Gestaltungsbereich
- Enge Zusammenarbeit mit der Finanzleitung, den Fachbereichen und externen Partnern, damit Themen gut abgestimmt und verlässlich vorankommen
- Mitarbeit bei Reportings und Budgetprozessen sowie Aufbereitung von Finanzunterlagen für klare und fundierte Entscheidungen
- Verwaltung vertraulicher Dokumente und wichtiger Governance-Unterlagen mit einem guten Gespür für Qualität, Struktur und Diskretion
- Pflege von Unternehmens- und Stammdaten in nationalen und internationalen Registern für eine aktuelle und verlässliche Datenbasis
- Begleitung regulatorischer Themen wie UBO- und FATCA-Prozesse, inklusive Überblick über Fristen und nächste Schritte
- Administrative Betreuung von Versicherungsverträgen und Schadenfällen mit einem lösungsorientierten Blick auf die relevanten Anliegen
- Organisation von Meetings, Erstellung von Präsentationen und Protokollen sowie Nachhalten vereinbarter Massnahmen
Darüber hinaus bieten wir eine abwechslungsreiche Mischung aus Projekten, die über die alltäglichen Aufgaben hinausgehen und in denen man sich weiter verwirklichen kann.
Damit können Sie überzeugen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Management-, Direktions- oder Führungsebene
- Idealerweise Kenntnisse im Finanz-, Treuhand-, Rechts- oder Compliance-Umfeld
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel und PowerPoint
- Ein hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Organisationstalent, Eigeninitiative und Freude daran, Dinge voranzubringen
- Sehr gute Deutschkenntnisse; Englisch ist ein Plus
Enjoy working at Vitra
- Wir bieten ein dynamisches, kreatives und innovatives Umfeld und verfolgen eine nachhaltige Unternehmensstrategie
- Bürogestaltung ist unsere Spezialität - unsere Arbeitsumgebung bietet Raum zur vollen Entfaltung inklusive Rückzugsgebiete zum konzentrierten Arbeiten
- Erleben Sie einen inspirierenden Campus mit umfassenden und einmaligen Angeboten im kulturellen Bereich und einem eigenen Mitarbeitergarten
- Welcome to Vitra - unser umfassendes Einarbeitungs- und Willkommensprogramm
- Wir fördern lebenslanges Lernen durch unsere interne Academy und zielgruppenorientierte Talent Managementprogramme
- "How to work better" - unser Konzept für die hybride Arbeitswelt - ermöglicht mobiles Arbeiten in unterschiedlichen Facetten
- Wir fördern nachhaltiges Pendeln. Dazu gehören für uns das "Jobrad" sowie E-Ladestationen auf dem Campus
- Wählen Sie ein zusätzliches, individuelles Benefit - im Bereich von Fitnessangeboten, das Deutschlandticket, einen Zuschuss für Kantine oder Kinderbetreuung oder ein jährliches Gesundheitsbudget
- Profitieren Sie von attraktiven Vergünstigungen auf Produkte von Artek und Vitra
Haben Sie noch Zweifel?
Sie bringen nicht alle aufgeführten Qualifikationen mit?
Lassen Sie sich nicht entmutigen: Wir sind überzeugt, dass mit einer lernbereiten, offenen Einstellung Berge versetzt werden können.
Bewerben Sie sich also trotzdem und zeigen Sie uns, warum Sie die richtige Person für diese Position sind.
Wir setzen uns dafür ein, Chancengleichheit zu fördern und Diversität zu leben. Ausschlaggebend für Ihre Eignung sind ausschliesslich Ihre Persönlichkeit und fachliche Argumente.
Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen per E-Mail annehmen können. Wir bitten Sie sich daher über unser Jobportal zu bewerben. Ihre offenen Fragen beantwortet Ihnen gerne Lucas Kupferschmid, lucas.kupferschmid@vitra.com.